Caja chica

La caja chica es un fondo fijo asignado para cubrir gastos menores que no justifican un proceso completo de pago. Zentto permite administrar múltiples fondos de caja chica, registrar gastos, solicitar reposiciones y generar reportes de rendición.

Conceptos clave

Concepto	Descripción
Fondo	Monto fijo asignado a la caja chica
Custodio	Persona responsable del manejo del fondo
Gasto	Desembolso menor registrado contra la caja chica
Reposición	Proceso de rellenar el fondo al monto original
Arqueo	Verificación física del efectivo disponible

Crear fondo de caja chica

Procedimiento

1. Ir a Bancos → Caja chica.
2. Hacer clic en Nuevo fondo.
3. Completar los campos:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre	Identificador del fondo (ej. “Caja chica oficina principal”)	Sí
Monto del fondo	Importe fijo asignado	Sí
Moneda	Moneda del fondo	Sí
Custodio	Empleado responsable	Sí
Cuenta bancaria origen	Cuenta de donde se financia	Sí
Monto máximo por gasto	Límite por operación individual	Sí
Cuenta contable	Cuenta del plan contable	Sí
Sucursal/Ubicación	Dónde opera el fondo	No

4. Hacer clic en Crear fondo.
5. Se genera automáticamente un retiro en la cuenta bancaria origen por el monto del fondo.

Registrar gastos

Procedimiento

1. Ir a Bancos → Caja chica y seleccionar el fondo.
2. Hacer clic en Nuevo gasto.
3. Completar:

Campo	Descripción	Obligatorio
Fecha	Fecha del gasto	Sí
Concepto	Descripción del gasto	Sí
Categoría	Tipo de gasto (oficina, transporte, limpieza, etc.)	Sí
Monto	Importe gastado	Sí
Comprobante	Número de factura o recibo	Sí
Beneficiario	A quién se pagó	No
Adjunto	Foto o escaneo del comprobante	No

4. Hacer clic en Registrar.

Comprobantes

Es obligatorio adjuntar o referenciar un comprobante fiscal por cada gasto. Esto facilita la rendición de cuentas y el cumplimiento tributario.

Categorías de gasto predeterminadas

Categoría	Ejemplos
Material de oficina	Papelería, tóner, bolígrafos
Transporte	Taxi, estacionamiento, peajes
Limpieza	Productos de limpieza, servicio
Alimentación	Agua, café, refrigerios para reuniones
Mensajería	Envíos, courrier
Mantenimiento menor	Reparaciones pequeñas
Otros	Gastos no clasificados

Solicitar reposición

Cuando el fondo alcanza un nivel mínimo, el custodio puede solicitar una reposición.

Procedimiento

1. Ir a Bancos → Caja chica y seleccionar el fondo.
2. Hacer clic en Solicitar reposición.
3. El sistema calcula automáticamente:

Concepto	Valor
Monto del fondo	El fondo fijo establecido
Total gastado	Suma de gastos desde la última reposición
Efectivo restante	Fondo - gastos
Monto a reponer	Total gastado

4. Se genera una solicitud de reposición que debe ser aprobada.
5. Una vez aprobada, se emite un cheque o transferencia desde la cuenta bancaria origen.
6. El saldo del fondo vuelve al monto original.

📸 Captura: Solicitud de reposición de caja chica con detalle de gastos

Flujo de aprobación

Custodio solicita → Supervisor aprueba → Tesorería emite pago → Fondo repuesto

Arqueo de caja chica

El arqueo verifica que el efectivo físico más los comprobantes sumen el monto total del fondo.

Procedimiento

1. Ir a Bancos → Caja chica → Arqueo.
2. Seleccionar el fondo a arquear.
3. Registrar el conteo físico de efectivo:

Denominación	Cantidad	Subtotal
Billetes de 100	X	XXX,XX
Billetes de 50	X	XXX,XX
Billetes de 20	X	XXX,XX
Monedas	X	XXX,XX
Total efectivo		XXX,XX

4. El sistema compara:

Concepto	Valor
Efectivo contado	XXX,XX
Comprobantes registrados	XXX,XX
Total	XXX,XX
Monto del fondo	XXX,XX
Diferencia (sobrante/faltante)	X,XX

5. Si hay diferencia, registrar la justificación.
6. Hacer clic en Cerrar arqueo.

Reportes

Reporte	Descripción
Rendición de gastos	Detalle de todos los gastos por período con comprobantes
Reposiciones	Historial de reposiciones con montos y fechas
Arqueos	Historial de arqueos con resultados
Gastos por categoría	Análisis de gastos agrupados por categoría
Saldo actual	Estado actual de cada fondo de caja chica

Cerrar fondo de caja chica

Si ya no se necesita un fondo:

1. Realizar un arqueo final.
2. Reintegrar el efectivo restante a la cuenta bancaria origen.
3. Hacer clic en Cerrar fondo.
4. El fondo queda inactivo pero su historial se conserva.

Flujo del usuario

Vista no técnica del proceso. Pensada para personal de operación, contabilidad, ventas o administración.

Editable en draw.io: descarga el SVG → en draw.io: File → Import from → Device → selecciona el SVG. Cada nodo queda editable.

Flujo técnico

Vista técnica para desarrolladores: endpoints, stored procedures/funciones, tablas y servicios involucrados.

Componente	Tipo	Ubicación
/v1/banks/petty-cash	Route Express	web/api/src/routes/banks/petty-cash.ts
usp_bnk_PettyCash_Open	Stored procedure transaccional (PG + MSSQL)	web/api/sqlweb-pg/includes/sp/
usp_bnk_PettyCash_Expense	Stored procedure (PG + MSSQL)	web/api/sqlweb-pg/includes/sp/
usp_bnk_PettyCash_Replenish	Stored procedure transaccional (PG + MSSQL)	web/api/sqlweb-pg/includes/sp/
usp_bnk_PettyCash_Audit	Stored procedure (PG + MSSQL)	web/api/sqlweb-pg/includes/sp/
bnk.PettyCash	Tabla fondo	web/api/migrations/postgres/
bnk.PettyCashExpense	Tabla gastos	web/api/migrations/postgres/
bnk.Movement	Tabla movimientos generados (apertura/reposicion)	web/api/migrations/postgres/
acc.JournalEntry	Asiento contable generado async	web/api/migrations/postgres/
CajaChicaPage.tsx	Componente Frontend	web/modular-frontend/packages/module-banks/src/

Editable en draw.io: descarga el SVG → File → Import from → Device.