Órdenes de compra
¿Qué es una orden de compra?
Sección titulada «¿Qué es una orden de compra?»Una orden de compra (OC) es un documento formal que se envía al proveedor para solicitar mercancía o servicios. Permite controlar las adquisiciones, presupuestos y aprobaciones antes de comprometer el gasto.
Lista de órdenes de compra
Sección titulada «Lista de órdenes de compra»Accede a Compras → Órdenes de compra para ver todas las órdenes registradas.
Estados de una orden
Sección titulada «Estados de una orden»| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | En edición, no enviada |
| Pendiente | Enviada, esperando aprobación |
| Aprobada | Autorizada para proceder |
| Rechazada | No autorizada |
| Parcial | Recibida parcialmente |
| Recibida | Mercancía recibida completamente |
| Cerrada | Proceso completado |
Crear una orden de compra
Sección titulada «Crear una orden de compra»Paso 1: Encabezado
Sección titulada «Paso 1: Encabezado»- Haz clic en + Nueva orden
- Selecciona el proveedor
- Establece la fecha de entrega esperada
- Selecciona el almacén de destino
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Proveedor al que se solicita la mercancía |
| Fecha | Fecha de emisión de la orden |
| Fecha entrega | Fecha esperada de recepción |
| Almacén destino | Almacén donde se recibirá la mercancía |
| Moneda | Moneda de la transacción |
| Condición de pago | Términos de pago negociados |
| Referencia | Número de referencia externo (opcional) |
Paso 2: Detalle de artículos
Sección titulada «Paso 2: Detalle de artículos»- Busca artículos por código o nombre
- Ingresa la cantidad solicitada
- Ingresa el precio de compra acordado
- El subtotal se calcula automáticamente
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Artículo | Código o nombre del artículo |
| Cantidad | Unidades solicitadas |
| Precio | Precio unitario de compra |
| Descuento % | Descuento negociado por línea |
| Impuesto | IVA aplicable |
| Subtotal | Cantidad x Precio - Descuento |
Paso 3: Observaciones
Sección titulada «Paso 3: Observaciones»Agrega notas para el proveedor o instrucciones de entrega.
Paso 4: Guardar
Sección titulada «Paso 4: Guardar»Haz clic en Guardar. La orden queda en estado Borrador.
Aprobar una orden
Sección titulada «Aprobar una orden»Si tu empresa tiene flujo de aprobaciones configurado:
- El comprador crea la OC en estado Borrador
- Envía a aprobación → estado Pendiente
- El aprobador revisa y aprueba o rechaza
- Si se aprueba, la OC puede enviarse al proveedor
Recibir mercancía
Sección titulada «Recibir mercancía»Al recibir la mercancía del proveedor:
- Abre la orden de compra aprobada
- Haz clic en Recibir
- Ingresa las cantidades recibidas (pueden ser parciales)
- Confirma la recepción
El sistema actualiza el inventario automáticamente con las cantidades recibidas.
Convertir a factura
Sección titulada «Convertir a factura»Una vez recibida la mercancía, puedes generar la factura de compra:
- Abre la orden recibida
- Haz clic en Crear factura
- Verifica los datos y guarda
Esto genera el registro en CxP para el pago posterior.
Imprimir orden
Sección titulada «Imprimir orden»Genera un PDF de la orden de compra para enviar al proveedor con todos los detalles: artículos, cantidades, precios y condiciones.