Caso de uso: Empresa de servicios

Este caso de uso describe cómo una empresa de servicios profesionales (consultoría, TI, legal, contable, marketing) utiliza Zentto para gestionar su operación comercial y financiera.

Perfil de la empresa

• Tipo: Servicios profesionales, consultoría, agencia.
• Empleados: 5-100 personas.
• Facturación: Mensual o por proyecto.
• Módulos clave: CRM, Facturación, CxC, Contabilidad, RRHH.

Configuración inicial

1. Servicios como productos

En Zentto, los servicios se registran como productos de tipo Servicio en el maestro de productos:

• No gestionan inventario físico.
• Tienen precio unitario (por hora, por proyecto, mensual).
• Se les asigna la tasa de impuesto correspondiente.
• Se organizan en categorías de servicio.

2. CRM

• Configurar el pipeline con las etapas del proceso comercial.
• Definir fuentes de leads relevantes (referidos, web, eventos).
• Asignar vendedores/consultores a territorios o sectores.

3. Facturación

• Configurar condiciones de pago habituales (contado, 15 días, 30 días).
• Definir plantillas de factura con la información legal requerida.
• Configurar facturación recurrente para contratos mensuales.

📸 Captura: Dashboard de empresa de servicios con pipeline CRM y facturación mensual

Operación comercial

Captación (CRM)

1. Se registra un lead desde cualquier fuente (web, referido, llamada).
2. El consultor califica al lead y lo convierte en oportunidad.
3. Se mueve por el pipeline: prospecto, calificación, propuesta, negociación.
4. Se registran actividades: llamadas, reuniones, demos.
5. Al ganar, se genera la cotización o contrato.

Facturación

Dos modalidades principales:

Facturación por proyecto

1. Se acuerda un monto fijo por el proyecto.
2. Se puede facturar en hitos: 50% al inicio, 50% al finalizar.
3. Cada hito genera una factura.

Facturación recurrente

1. Se configura un contrato con monto mensual y duración.
2. El sistema genera facturas automáticas cada mes.
3. Se envían por email al cliente automáticamente.

📸 Captura: Configuración de facturación recurrente con calendario de emisión

Cobranza (CxC)

1. Las facturas emitidas pasan a Cuentas por Cobrar.
2. El sistema envía recordatorios automáticos antes del vencimiento.
3. Si la factura vence, se escala la cobranza con alertas al gerente.
4. Se registra el cobro al recibir el pago (transferencia, cheque, etc.).

Contabilidad

Para la empresa de servicios, la contabilidad se simplifica:

• Ingresos: facturas emitidas por servicios.
• Gastos: nómina, alquiler, servicios, proveedores.
• CxC: cartera de clientes pendiente.
• CxP: facturas de proveedores pendientes.
• Asientos automáticos: cada factura y pago genera su asiento contable.

Reportes clave

Reporte	Utilidad
Pipeline de ventas	Ingresos proyectados
Facturación mensual	Ingresos reales vs proyectados
CxC aging	Antigüedad de cuentas por cobrar
Rentabilidad por cliente	Clientes más rentables
Actividades CRM	Productividad del equipo comercial
Estado de resultados	P&L mensual/trimestral/anual

Ventajas para servicios

• Sin complejidad de inventario: solo lo necesario para facturar y cobrar.
• CRM integrado: pipeline comercial conectado con facturación.
• Facturación recurrente: automatización de contratos mensuales.
• Multi-moneda: facturar en USD o EUR según el cliente.