Purchase Orders
¿Qué es una orden de compra?
Section titled “¿Qué es una orden de compra?”Una orden de compra (OC) es un documento formal que se envía al proveedor para solicitar mercancía o servicios. Permite controlar las adquisiciones, presupuestos y aprobaciones antes de comprometer el gasto.
Lista de órdenes de compra
Section titled “Lista de órdenes de compra”Accede a Compras → Órdenes de compra para ver todas las órdenes registradas.
Estados de una orden
Section titled “Estados de una orden”| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | En edición, no enviada |
| Pendiente | Enviada, esperando aprobación |
| Aprobada | Autorizada para proceder |
| Rechazada | No autorizada |
| Parcial | Recibida parcialmente |
| Recibida | Mercancía recibida completamente |
| Cerrada | Proceso completado |
Crear una orden de compra
Section titled “Crear una orden de compra”Paso 1: Encabezado
Section titled “Paso 1: Encabezado”- Haz clic en + Nueva orden
- Selecciona el proveedor
- Establece la fecha de entrega esperada
- Selecciona el almacén de destino
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Proveedor al que se solicita la mercancía |
| Fecha | Fecha de emisión de la orden |
| Fecha entrega | Fecha esperada de recepción |
| Almacén destino | Almacén donde se recibirá la mercancía |
| Moneda | Moneda de la transacción |
| Condición de pago | Términos de pago negociados |
| Referencia | Número de referencia externo (opcional) |
Paso 2: Detalle de artículos
Section titled “Paso 2: Detalle de artículos”- Busca artículos por código o nombre
- Ingresa la cantidad solicitada
- Ingresa el precio de compra acordado
- El subtotal se calcula automáticamente
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Artículo | Código o nombre del artículo |
| Cantidad | Unidades solicitadas |
| Precio | Precio unitario de compra |
| Descuento % | Descuento negociado por línea |
| Impuesto | IVA aplicable |
| Subtotal | Cantidad x Precio - Descuento |
Paso 3: Observaciones
Section titled “Paso 3: Observaciones”Agrega notas para el proveedor o instrucciones de entrega.
Paso 4: Guardar
Section titled “Paso 4: Guardar”Haz clic en Guardar. La orden queda en estado Borrador.
Aprobar una orden
Section titled “Aprobar una orden”Si tu empresa tiene flujo de aprobaciones configurado:
- El comprador crea la OC en estado Borrador
- Envía a aprobación → estado Pendiente
- El aprobador revisa y aprueba o rechaza
- Si se aprueba, la OC puede enviarse al proveedor
Recibir mercancía
Section titled “Recibir mercancía”Al recibir la mercancía del proveedor:
- Abre la orden de compra aprobada
- Haz clic en Recibir
- Ingresa las cantidades recibidas (pueden ser parciales)
- Confirma la recepción
El sistema actualiza el inventario automáticamente con las cantidades recibidas.
Convertir a factura
Section titled “Convertir a factura”Una vez recibida la mercancía, puedes generar la factura de compra:
- Abre la orden recibida
- Haz clic en Crear factura
- Verifica los datos y guarda
Esto genera el registro en CxP para el pago posterior.
Imprimir orden
Section titled “Imprimir orden”Genera un PDF de la orden de compra para enviar al proveedor con todos los detalles: artículos, cantidades, precios y condiciones.