Run Payroll
El procesamiento de nómina es el flujo principal del módulo. Existen dos modos:
- Nómina por lote (recomendado): asistente de 5 pasos que procesa a todos los empleados de una nómina en un período. Se abre con Generar Nómina desde Nóminas.
- Nómina individual: asistente de 4 pasos para un solo empleado (Nómina → Procesar individual): Seleccionar Empleado → Período y Base → Conceptos → Resumen y Guardar.
Flujo del lote
Section titled “Flujo del lote”Configurar Lote → Editar Nómina → Pre-Nómina → Aprobar → Procesar ↓ Recibos de pago (PDF) + Archivo de pago a bancos
Durante los 5 pasos, un encabezado fijo muestra los KPIs del lote (empleados, total bruto, deducciones, neto a pagar) y un candado Aprobado cuando el lote queda bloqueado.
Paso 1: Configurar Lote
Section titled “Paso 1: Configurar Lote”| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Tipo de nómina | Frecuencia del catálogo (quincenal, mensual, semanal…) | Sí |
| Fecha inicio / Fecha hasta | Período a pagar | Sí |
| Departamento | Filtro opcional; vacío incluye todos | No |
| Solo empleados activos | Excluye inactivos | — |
Al pulsar Generar Borrador el sistema crea el lote con la relación concepto-empleado por defecto. Si ya existe un borrador para el período, se abre ese borrador en lugar de duplicarlo.
Paso 2: Editar Nómina (maestro-detalle)
Section titled “Paso 2: Editar Nómina (maestro-detalle)”A la izquierda los empleados del lote (maestro); a la derecha los conceptos del empleado seleccionado en una grilla editable (detalle):
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Editar cantidad/monto | Modifica la línea del borrador; el cálculo del empleado y del lote se actualiza en vivo |
| Anexar concepto | Agrega un concepto puntual del catálogo a ese empleado |
| Quitar línea | Elimina el concepto de este lote |
Paso 3: Pre-Nómina
Section titled “Paso 3: Pre-Nómina”Resumen del lote antes de aprobar: empleados, total bruto, deducciones, neto a pagar, estado del lote y alertas detectadas. Incluye la comparación con el lote anterior (variación porcentual y absoluta de bruto, deducciones y neto).
Paso 4: Aprobar
Section titled “Paso 4: Aprobar”Al pulsar Aprobar Nómina el lote queda bloqueado para edición; solo puede revertirse creando un nuevo lote.
Paso 5: Procesar
Section titled “Paso 5: Procesar”Genera los recibos de pago de todos los empleados del lote. Al finalizar se muestra el conteo de procesados y errores, y quedan disponibles:
Recibos de pago
Section titled “Recibos de pago”- Generar Recibos de Pago abre la lista de empleados del lote con su neto; cada uno tiene su recibo en un visor con opción Imprimir / PDF.
- El recibo usa la plantilla legal publicada para el país de la empresa.
- Los recibos también pueden enviarse por email empleado por empleado desde Nóminas, y el empleado puede consultarlos y firmarlos (“Recibí conforme”) desde el portal del empleado.
Archivo de pago a bancos
Section titled “Archivo de pago a bancos”Archivo de pago a bancos descarga el archivo para la carga masiva en la banca empresarial:
| Formato | Layout |
|---|---|
| CSV | Cedula;Nombre;CodigoBanco;NumeroCuenta;MontoBs;Referencia (aceptado por la mayoría de portales empresariales) |
| TXT | Ancho fijo genérico: Cuenta(20) Cédula(12) Monto(15, 2 decimales implícitos) |
Antes de descargar, el sistema avisa qué empleados no tienen cuenta bancaria registrada — esos quedan fuera del archivo hasta registrar banco y cuenta.
Motor de cálculo
Section titled “Motor de cálculo”El motor procesa cada empleado con los conceptos de su nómina:
- Fórmulas por concepto: cada concepto puede tener una fórmula con variables del sistema (
SUELDO,SALARIO_DIARIO,DIAS_PERIODO,PCT_SSO, etc.). - Multi-moneda: los conceptos definidos en USD se convierten a bolívares con la tasa BCV del día.
- Deducciones legales: IVSS, RPE y FAOV se calculan con las tasas y topes del catálogo legal del país.
- ISLR: la retención se aplica según el perfil ARI del empleado (porcentaje de retención mensual declarado).
- Cestaticket: incluido en la plantilla de conceptos de Venezuela como asignación proporcional a los días del período.
- Base de incidencia salarial: solo los conceptos marcados con incidencia salarial suman a la base de las deducciones legales.