La caja chica es un fondo fijo asignado para cubrir gastos menores que no justifican un proceso completo de pago. Zentto permite administrar múltiples fondos de caja chica, registrar gastos, solicitar reposiciones y generar reportes de rendición.
Concepto Descripción Fondo Monto fijo asignado a la caja chica Custodio Persona responsable del manejo del fondo Gasto Desembolso menor registrado contra la caja chica Reposición Proceso de rellenar el fondo al monto original Arqueo Verificación física del efectivo disponible
📸 Captura: Formulario de creación de fondo de caja chica
Ir a Bancos → Caja chica .
Hacer clic en Nuevo fondo .
Completar los campos:
Campo Descripción Obligatorio Nombre Identificador del fondo (ej. “Caja chica oficina principal”) Sí Monto del fondo Importe fijo asignado Sí Moneda Moneda del fondo Sí Custodio Empleado responsable Sí Cuenta bancaria origen Cuenta de donde se financia Sí Monto máximo por gasto Límite por operación individual Sí Cuenta contable Cuenta del plan contable Sí Sucursal/Ubicación Dónde opera el fondo No
Hacer clic en Crear fondo .
Se genera automáticamente un retiro en la cuenta bancaria origen por el monto del fondo.
📸 Captura: Registro de gasto de caja chica con comprobante adjunto
Ir a Bancos → Caja chica y seleccionar el fondo.
Hacer clic en Nuevo gasto .
Completar:
Campo Descripción Obligatorio Fecha Fecha del gasto Sí Concepto Descripción del gasto Sí Categoría Tipo de gasto (oficina, transporte, limpieza, etc.) Sí Monto Importe gastado Sí Comprobante Número de factura o recibo Sí Beneficiario A quién se pagó No Adjunto Foto o escaneo del comprobante No
Hacer clic en Registrar .
Categoría Ejemplos Material de oficina Papelería, tóner, bolígrafos Transporte Taxi, estacionamiento, peajes Limpieza Productos de limpieza, servicio Alimentación Agua, café, refrigerios para reuniones Mensajería Envíos, courrier Mantenimiento menor Reparaciones pequeñas Otros Gastos no clasificados
Cuando el fondo alcanza un nivel mínimo, el custodio puede solicitar una reposición.
Ir a Bancos → Caja chica y seleccionar el fondo.
Hacer clic en Solicitar reposición .
El sistema calcula automáticamente:
Concepto Valor Monto del fondo El fondo fijo establecido Total gastado Suma de gastos desde la última reposición Efectivo restante Fondo - gastos Monto a reponer Total gastado
Se genera una solicitud de reposición que debe ser aprobada.
Una vez aprobada, se emite un cheque o transferencia desde la cuenta bancaria origen.
El saldo del fondo vuelve al monto original.
📸 Captura: Solicitud de reposición de caja chica con detalle de gastos
Custodio solicita → Supervisor aprueba → Tesorería emite pago → Fondo repuesto
El arqueo verifica que el efectivo físico más los comprobantes sumen el monto total del fondo.
Ir a Bancos → Caja chica → Arqueo .
Seleccionar el fondo a arquear.
Registrar el conteo físico de efectivo:
Denominación Cantidad Subtotal Billetes de 100 X XXX,XX Billetes de 50 X XXX,XX Billetes de 20 X XXX,XX Monedas X XXX,XX Total efectivo XXX,XX
El sistema compara:
Concepto Valor Efectivo contado XXX,XX Comprobantes registrados XXX,XX Total XXX,XX Monto del fondo XXX,XX Diferencia (sobrante/faltante) X,XX
Si hay diferencia, registrar la justificación.
Hacer clic en Cerrar arqueo .
Reporte Descripción Rendición de gastos Detalle de todos los gastos por período con comprobantes Reposiciones Historial de reposiciones con montos y fechas Arqueos Historial de arqueos con resultados Gastos por categoría Análisis de gastos agrupados por categoría Saldo actual Estado actual de cada fondo de caja chica
Si ya no se necesita un fondo:
Realizar un arqueo final.
Reintegrar el efectivo restante a la cuenta bancaria origen.
Hacer clic en Cerrar fondo .
El fondo queda inactivo pero su historial se conserva.
